La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques ou à créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus. Des documents tels que des relevés bancaires, des bons de livraison, des factures (lien article) ou encore les bulletins de salaire se prêtent parfaitement à la dématérialisation.

Les avantages de la dématérialisation :

La dématérialisation permet logiquement une consommation réduite de papier, une économie d’encre et une absence d’envoi de courrier se traduisant par une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.

Elle permet également un gain de temps concernant la transmission des informations tant en interne quand externe en facilitant l’accès au document qui peut se faire de manière individuelle et directe.

Elle engendre toutefois un coût concernant le stockage de toutes ces nouvelles données.

À lire : comment dématérialiser la facture papier ?

Vers une dématérialisation directe des documents :

La dématérialisation dans sa forme la plus simple est la numérisation mais celle-ci implique un format papier à son origine par conséquent les entreprises se dirigent de plus en plus vers la création de documents directement sous forme numérique. En effet ce type de dématérialisation permet d’automatiser les processus de l’entreprise dans des secteurs tels que la comptabilité, les finances, la gestion des achats ou des ressources humaines.

Les processus mis en place concernant le traitement des documents au sein des entreprises doit être repensé dans le cadre de la dématérialisation directe notamment par l’insertion d’un logiciel dans le processus métier correspondant. Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en mode SaaS (Software as a Service), c’est-à-dire en ligne. L’utilisateur se connecte à un serveur distant sur lequel il dispose d’un logiciel d’application qui traite, enregistre, ou encore classe les documents envoyés.

Toutefois deux aspects méritent une attention particulière lors d’un projet de dématérialisation. D’une part, il est nécessaire de réorganiser entièrement le flux des documents électroniques et le rôle précis de chacun des intervenants dès lors que certaines étapes ne sont plus utiles telles que l’envoi du document. D’autre part, cette automatisation engendrant un gain de productivité important, l’effectif du service « dématérialisé » devient trop important et il faut supprimer des emplois.

La dématérialisation un processus accessible pour tous :

Les solutions de dématérialisation sont désormais disponibles, quels que soient la taille de l’entreprise et le volume des documents à dématérialiser. La simplification des technologies, l’émergence de solutions dimensionnées pour les PME et la multiplication des offres en mode SaaS mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises y compris les TPE.

Par exemple, chez Opale.io, notre plateforme offre un service de dématérialisation pour le contrôle d’identité en ligne.

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