Dématérialisation des factures une procédure à priori attractive fortement encadrée.

L’absence d’utilisation de papier, la réduction des coûts, le stockage facilité, le transfert rapide d’informations, le gain de productivité sont des problématiques majeures dans la gouvernance de nos entreprises ainsi la dématérialisation des documents, telles que les factures, représente actuellement un réel enjeu.

La dématérialisation des factures, autorisée depuis la mise en vigueur de la directive européenne 2001/115/CE au 1er janvier 2004, semble une solution plaisante, cependant celle-ci doit respecter une procédure stricte afin d’être considérée comme un document légal au regard de l’administration fiscale.

Définitions de la dématérialisation :

Il est dans un premier temps nécessaire de comprendre les différents objets que recouvrent la notion de dématérialisation :

1. La dématérialisation dite simple correspond à des documents papier qui ont été numérisés et sont envoyés sous un format électronique non modifiable.

2. La dématérialisation fiscale quant à elle se compose ne deux volets :

  • Les factures électroniques dites « non-structurées » correspondent à un format non modifiable PDF et JPEG sont les plus répandus et nécessitent une certification de la part d’un tiers.
  • Les factures électroniques dites « structurées ». Celles-ci sont émises en respectant différentes normes d’échange de données informatisé, reconnues par l’administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant notamment la norme EDI, XML ou autres formats similaires, qui proposent des structures de syntaxe et de balisage permettant aux utilisateurs de retrouver et identifier les informations essentielles facilement.

Avantages nuancés de la dématérialisation :

On trouve tout d’abord des aspects économiques :

  • Il y a d’une part, une économie de papier permettant la sauvegarde de l’environnement qui voit tout de même ses limites à travers la dématérialisation simple qui implique un support papier avant d’être numérisées.
  • D’autre part, la gestion des envois postaux des factures n’est plus nécessaire dans le cas d’une dématérialisation fiscale toutefois elle est remplacée par le recours à un ou plusieurs tiers de confiance évitant ainsi la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée. Ce gain de productivité engendre cependant un certain coût.

Au-delà des aspects purement économiques, la dématérialisation des factures offre également des aspects pratiques. Elle permet notamment :

  • Un archivage électronique facilitant la recherche d’une facture sur demande de l’administration fiscale ou d’un client mais qui demande un investissement quant à l’espace de stockage des données.
  • Un transfert de documents sans délai facilitant le partage d’informations qui doivent cependant être correctement conservées. 

Le cadre légal de la dématérialisation :

cadre légal pour la dématérialisation des factures

 

La validité des factures électroniques :

La directive européenne 2001/115/CE en vigueur depuis le 1er janvier 2004 autorise la substitution de la facture électronique à la facture papier, en tant que document légal. Afin que ces factures est force probante auprès de l’administration fiscale, elles doivent respecter un cadre légal stricte.

En ce qui concerne la dématérialisation dite simple, l’arrêté ministériel du 22 mars 2017 entré en vigueur le 30 mars 2017 permet aux contribuables de numériser leurs factures papier et de pouvoir les conserver sous format dématérialisé pendant la période de conservation fiscale à savoir 6 ans.Ainsi, la numérisation des factures établies originairement sur support papier crée une copie conforme à l’original et dispense l’assujetti de la conservation de l’original sous réserve du respect des principales conditions décrites ci-après :

1. Les factures numérisées doivent être conservées soit en format PDF soit en format PDF A/3 (ISO 19005-3) ;

2. Les factures doivent être sécurisées au moyen de l’une des solutions suivantes :

  • Un cachet serveur de niveau RGS 1* minimum;
  • Une empreinte numérique (ou simple « hash »);
  • Une signature électronique de niveau RGS 1* minimum ;
  • Tout dispositif équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

3. Les factures numérisées devront être « horodatées » au moyen d’une source interne.

Quant à la dématérialisation fiscale, les caractéristiques de la preuve dépendent du niveau du mode de facturation choisie (structurées ou non-structurées) et sont respectivement prévus aux articles 289 V et 289 bis du Code Général des Impôts :

  • Concernant la dématérialisation des factures dans des formats non structurés, l’article 289 V du CGI dispose que « les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine pour l’application de l’article 286 et du présent article ».

Au regard de cet article, la validité de la facture électronique « non-structurée » est conditionnée à l’apposition d’une signature électronique. Celle-ci a pour but d’authentifier le signataire à l’origine des données transmises et de fournirau destinataire des éléments lui permettant de vérifier l’intégrité des documents transmis. Cette signature électronique est fournie par un tiers certificateur délivrant un « un certificat électronique » pour chacune des factures électroniquement émises, de manière individuelle ou groupée.

  • L’article 289 bis quant à lui traite des factures électroniques « structurées » et dispose que « les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des documents tenant lieu de factures d’origine. »

Les factures électroniques « structurées »nécessitent de passer par un ou plusieurs prestataires afin que soit mis en œuvre les normes reconnues par l’administration fiscale, permettant ainsi de considérer cette facture directement émise de manière électronique comme une facture originale. 

L’archivage :

Avant l’entrée en vigueur de l’arrêté le 30 mars 2017, les professionnels étaient jusqu’ici contraints de conserver et stocker leurs factures dans leur format d’origine. De ce fait, toutes les factures papier, même numérisées, devaient être stockées physiquement pendant 6 ans minimum. Aujourd’hui, les entreprises peuventconserver sous format électronique les factures établies ou reçues à partir d’un support papier, au même titre que les autres pièces justificatives

L’arrêté précise que la reproduction des factures doit se faire à l’identique, c’est-à-dire une copie conforme à l’orignal en image et en contenu. La mise en garde est notamment faite sur la compression qui pourrait entraîner une perte de qualité de l’image et ainsi compromettre la reproduction à l’identique. De ce fait, les couleurs devront être conservées et reproduites à l’identique.

Autrement dit le procédé technique doit garantir l’authenticité, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Pour se faire les entreprises doivent sécuriser leur procédure par la mise en place de contrôles documentés et permanents établissant une « piste d’audit fiable » qui consiste pour les sociétés pour elles d’être en mesure de documenter leurs opérations d’achats et de ventes ainsi que de retracer les étapes qui jalonnent le processus de facturation.

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